一、源起

        94-95年間，本計畫考量本身需求，同時配合國科會數位典藏計畫「聯合目錄」檢索系統  
（http://catalog.ndap.org.tw/）  的建置，結合圖書管理與檔案分類概念，並參考中研院近代史研究所的後設資料（metadata）基本架構，逐步研發完成層級式（全宗、系列/副系列、案卷、件四層級）  metadata  設計，並與傳技資訊股份有限公司合作，建置新資料庫管理系統，除擴充查詢檢索功能外，並運用層級式  metadata  設計，建立主題瀏覽介面（典藏資料分類樹狀圖），以充分呈現本計畫典藏分類體系的特色。

二、簡介「全宗、系列/副系列、案卷、件」

（一）定義：

          1. 全宗、系列/副系列、案卷：
               此三層級為分類概念，功能類似生物學分類概念：界門綱目科屬種，為由大至小，階層式的分類架構。
               「全宗」即等同第一層、最大類，例如：本計畫所有資料均可概括為葉榮鐘先生捐贈資料，因此以「國
               立清華大學圖書館─葉榮鐘」為全宗名，並在全宗層級中說明「國立清華大學圖書館─葉榮鐘」此一分
               類代表的意義及重要性等資訊。

          2. 件：
               為紀錄實體資料形式、內容及管理資訊的檔案主體。「件名」即為該筆實體資料原有（或重新命名）的
               名稱。每一筆「件」均對應到一筆實體資料。

（二）目的：

                    現有資料庫設計多為單一層次，僅個別記錄每筆資料形式和內容的特徵。因此使用者僅能透過關鍵字
            查詢出相關的資料，再自行整理分類，無法直接於查詢結果中，清楚看出某筆資料和其他資料的從屬關聯
            。

                    本計畫94年度援引檔案學概念，所建置的層級式metadata資料庫系統，則可利用層層相扣的後設資料
            敘述，於網站介面主動帶出典藏資料的分類樹狀圖，讓使用者獲得所需資料的同時，即能掌握每筆資料在
            歷史脈絡中的落點。